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TeamFileメール編集機能

はじめに

用途

この文書には、下記の情報が記載されています

  • 「メール編集」機能について
  • 「メール編集」機能の使い方について

対象者

メール編集機能をご利用になる管理者

概要

メール編集機能とは？

TeamFile では、様々な内容のメールを送信します。例えば、ウイルス感染通知メール、ユーザ作成通知メールなど。これらメールの題名及び本文は、TeamFile サーバ上に雛型ファイル（以下メールテンプレートと呼ぶ）として保存されています。メール編集機能を使うことで、これらメールテンプレートを Web ブラウザを使って簡単に編集することができるようになります。

機能一覧

共通

サーバの再起動なしにリアルタイムで反映

一覧表示系

  • 存在する全てのメールテンプレート一覧の列挙
  • Web ブラウザの言語環境に応じて表示言語の切り替えを行う（日英のみ）
  • 個々のメールテンプレートで定義された「題名」「本文」を表示

更新系

  • メールテンプレートの「題名」「本文」の内容を更新
  • 更新されたメールテンプレートをデフォルト値に戻す
  • ロケーション単位で編集可能
  • 更新結果はロケーション単位で保存され、他のロケーションのテンプレートには影響を与えることはありません
  • 別ロケーションのテンプレートは操作できません

使用方法

起動方法

Web ブラウザ画面を開き、「メール編集」のリンクを押下すると、画面右側に存在するメールテンプレート一覧が表示されます。

利用できるユーザの種類

管理者権限を持つユーザのみが利用可能となります。それ以外のユーザの場合には、「メール編集」リンクが表示されません。

メールテンプレートの一覧表示

「メール編集」リンクを押下すると表示されます。

【 表示例 】

TF01031-0001.png

表示項目は以下の通り。

表示項目 内容
種類※1 メールテンプレートの種類名を示す
TF01031-0002.png メールテンプレートが編集されたことを示すアイコン。このアイコンリンクを押下することで、メールテンプレートを初期値に戻すことができます
言語 言語 メールテンプレートに記述された「題名」「本文」がどの言語（日/英）で記述されているかどうかを示す
機能名※2 対象メールテンプレートが使用される機能の名前
更新日時 メールテンプレートが更新された日付 （メールテンプレートファイルのタイムスタンプと一致します）
役割 メールテンプレートの内容・役割を表すメッセージを示す

※1： 「種類」

種類名 役割
監視メール 監視メールとして送信されるメールのテンプレート。クライアント主体メールの送信でも編集可能（２．１．１以降）
ユーザ作成通知メール ユーザ作成が行われた際に送信される通知メールのテンプレート
ウイルス検出メール アップロードされたファイルがウイルス感染していた時に送信されるメールのテンプレート
ウイルス検出失敗メール アップロード時に行われたウイルス検疫が予期しないエラーやサイズが大き過ぎる等で失敗した時に送信されるメールのテンプレート
アカウントロック アカウントがロックされたときに送信させるメールテンプレート
二段階認証トークン通知 二段第認証を行う際のトークンを送信するメールのテンプレート
初期パスワード変更のお願い 1 初期パスワードの変更を猶予期限内に行うよう通知する際に利用されるメールテンプレート
初期パスワード変更のお願い 2 初期パスワードの変更をしなければファイル操作を行えないと通知する際に利用されるメールテンプレート
初期パスワードロック 初期パスワードの猶予期限切れにより初期パスワードがロックされたことを通知する際に利用されるメールテンプレート
パスワードロック 通常パスワードの変更猶予期間が過ぎて、パスワードがロックされたことを通知する際に利用されるるメールテンプレート
パスワード有効期限切れ パスワードの猶予期限切れによりパスワードがロックされたことを通知する際に利用されるメールテンプレート
グループオーナー変更通知 (2.1.1 以降) グループのオーナ（リーダー）に「任命」または「解任」されたことを表す際に利用されるメールテンプレート
開封通知 (2.1.1 以降) 開封通知設定をしていたファイルをダウンロードした際に通知されるメールに利用されるメールテンプレート
BOX参照通知 (2.2.0 以降) 公開BOXが参照された（ログイン）場合に利用されるメールテンプレート
BOX公開通知 (2.2.0 以降) BOXが新規に公開された場合に利用されるメールテンプレート
BOX提供通知 (2.2.0 以降) BOXの開封の場合にメールアドレスの二段階認証を要求するときに利用されるメールテンプレート

※2： 「機能名」

機能名 意味
メール監視 監視メール機能を表す
ユーザ作成通知 ユーザ作成時のメール送信機能を表す
ウイルス検知 ウイルス検疫機能を表す
パスワードポリシー パスワードポリシーによるパスワードチェック機能を表す
グループ管理 (2.1.1 以降) グループに関する変更通知のテンプレート
ファイル管理 ファイルの操作の通知を表す
BOX管理(2.2.0以降) BOX機能に関連する機能を表す

言語切り替え

Web ブラウザの言語切り替え機能を用いて、メールテンプレート一覧画面や編集画面の表示文字列を日英で切り替えることができます。

（英語モードで表示した場合）

TF01031-0018.png

メールテンプレート内容の表示

メールテンプレート一覧画面を開き、「種類」に記述された名前のリンクを押下することで、対象メールテンプレートが持つ「題名」「本文」を表示可能。

（表示例） TF01031-0019.png

表示項目は以下の通り。

表示項目 内容
種類 メールテンプレートの種類名を示す。一覧画面と同じ内容
役割 メールテンプレートの内容・役割を表すメッセージを示す。一覧画面と同じ内容
題名 メールに付けられる「題名」の内容を表す （編集可能）なお、クライアント主体のメール送信の場合、監視メールの題名は変更できません
本文 メールの「本文」の内容を表す （編集可能）
フッター (2.1.1 以降) メールの「フッター」の内容を表す（編集可能）。フッターは監視メールでのみ利用可能です。

各ボタンの役割は以下の通り。

ボタンの種類 内容
設定値で更新 「題名」「本文」に入力された値を反映し、テンプレートの内容を置き換える
デフォルト値を読む 今現在入力された、または既に変更済みの「題名」「本文」を無視して、デフォルト値を読み込み、内容を入れ替える。なお、変更結果を反映させるには「設定値で更新」のボタンを押下しなければなりません
キャンセル 変更をキャンセルし、一覧画面に戻ります

メールテンプレートの編集

メールテンプレートの内容を開き、「設定値で更新」ボタンを押下することで、設定値を反映することができます。設定値は、リアルタイムに反映されます。編集可能な項目については、「メールテンプレート内容の表示」に記述された表を参照して下さい。なお、編集時には以下の注意点に留意ください。

  • 機種依存文字や JIS 第 3・第４水準で定義された新しい漢字・記号などの使用はお控えください

  • 半角カタカナは入力しないで下さい

入力する「題名」「本文」には「@xxxx@」というパラメータ（以降、置換パラメータ）を使用することができま す。置換パラメータは、TeamFile サーバによってメール本文を組み立てる際に解釈され、適切な値で置き換 えられます。置換パラメータに関する注意点は以下の通り。

  • 置換パラメータは大小文字を厳密に区別いたしますので、正確に入力して下さい
  • 全て半角英数字で入力して下さい 利用可能な置換パラメータとメールの組み合わせは、付録を参照して下さい。 また、簡単な条件式を使って埋め込まれる本文の内容を制御できます。こちらも付録を参照ください。

メールテンプレートをデフォルト値に戻す

編集中または既に更新済みのメールテンプレートを初期値に戻すには2つの方法がございます。

  • メールテンプレート一覧画面上で、TF01031-0020.pngというイメージリンクを押下

  • メールテンプレート編集画面上で、「デフォルト値を読む」ボタンを押下してデフォルト値を読み込み、「設定値で更新」ボタンで反映する

なお、後者の方法でデフォルト値に戻した場合、一覧画面上ではメールテンプレートが変更されたように見えます。これは、デフォルト値を「反映」したという扱いにしているためです。紛らわしいようであれば、前者の方法に従い、対象テンプレートの更新データを消去して下さい。

トラブルシュート

メールテンプレート一覧画面が開かなくなった

ロケーション毎に生成されたメールテンプレートのデータが壊れている場合に発生します。このような場合には、メールテンプレート一覧画面を開き、対象のメールテンプレートをデフォルト値に戻してください。

@xxxx@という文字列がメール本文または題名に表示される

メールテンプレートの本文または題名に記述された置換パラメータの名称に問題がございます。置換パラメータは大小文字の区別を厳密に判定いたしますので、もう一度対象のメールテンプレートをご確認下さい。

メールテンプレートが初期状態に戻らない

メールテンプレート編集画面上においてデフォルト値への変更操作を行った場合、一覧画面上ではデフォルトに戻っていないように見えます。これは、そのように見えるだけで実際には、初期値を使ってメールテンプレートを編集し直した状態になっています。つまり、初期状態に戻っているということになります。

「送信中です」という画面が出たまま遷移しない

ご利用の Web ブラウザで利用されているバージョンの JavaScript では利用できない機能を使っている ために発生いたします。お手数ですが、サイドメニュー上の「メール編集」リンクを押下して、メール一覧画面を 再表示して下さい。

本文と題名が文字化けして表示される

MacOS9、MacOSX + IE5.x の環境では、メールテンプレート編集画面上に表示された日本語の「本文」 と「題名」が文字化けして見えてしまいます。ただ、以下のように操作することで正しい表示が行われることを 確認しております。お試しください。

  • MacOS9 の場合： 日本語を入力できるように「ことえり」を切り替えてから「本文」のテキストボックスを クリック
  • MacOSX の場合： 日本語を入力できるよう「ことえり」を切り替えてから、「本文」または「題名」に任意 の日本語文字列を入力

（付録）メール置換パラメータ

利用されるメールによって置換パラメータの意味が変化しますため、ご注意下さい。

監視メール

置換パラメータ名 内容
@filename@ 対象ファイルのファイル名 なお、クライアント主体メールでは無効なパラメータです。
@getlastmodified@ 対象ファイルの更新日時 （YYYY/MM/DD hh:mi:ss）
@brandname@ 製品名称 （“TeamFile”）
@operation_ja@ 操作内容を示す文字列 （日本語） （“取得”、“登録”、“削除”、“移動”、“コピー”）
@operation_en@ 操作内容を示す文字列 （英語） （“GET”, “PUT”, “DELETE”, “MOVE”, “COPY”）
@watchfolder@ （2.1.0 以前） 監視フォルダの名前、 （2.1.1 以降） 親パス名も含む監視フォルダのパス名
@src_watchfolder@ （2.1.1 以降） コピー、移動、名前変更された場合に、変更元となった監視フォ ルダパス名
@dst_watchfolder@ （2.1.1 以降） コピー、移動、名前変更された場合に、変更先となる監視フォル ダパス名
@etag@ （2.1.0 以前） 特殊なユニーク ID、（2.1.1 以降） 廃止されました
@ticketurl@ （2.1.1 以降） 監視フォルダ URL
@src_ticketurl@ （2.1.1 以降） コピー、移動、名前変更された場合の、変更元となる監視フォル ダの URL
@dst_ticketurl@ （2.1.1 以降） コピー、移動、名前変更された場合の、変更先となる監視フォル ダの URL
@srcuri@ (内部処理専用. 変更禁止) 移動、コピー元ファイルの URL
@dsturi@ (内部処理専用. 変更禁止) 移動、コピー先ファイルの URL
@from@ (内部処理専用. 変更禁止) 操作者のユーザ ID
@method@ (内部処理専用. 変更禁止) 操作メソッド （“GET”, “PUT”, “DELETE”, “MOVE”, “COPY”）
@user-comment@ (3.0.0-3 以降)　ユーザのコメント
@username@ (3.0.0-3 以降） ユーザの名前（ユーザIDではない）
@parent_folder@ 親フォルダ

ユーザ作成通知メール

置換パラメータ名 内容
@username@ 新規ユーザのフルネーム
@userid@ 新規ユーザのユーザ ID
@password@ 新規ユーザのパスワード
@mailaddr@ 新規ユーザのメールアドレス
@limitsize@ 新規ユーザのサイズクォータ （バイト単位）
@limitcount@ 新規ユーザのファイル数クォータ
@user-comment@ ユーザに関する短い説明文 （コメント）
@user-type@ ユーザの種類 (“管理者”, “一般ユーザー”, “制限ユーザー”)
@user-privilege@ ユーザの権限 （“読み込み・書き込み”, “アップロード専用”, “読み込み専用”）
@publisher-privilege@ リソース公開の許可・非許可 （“リソース公開を許可”, “リソース公開を非許可”）
@regday@ ユーザが作成された日付 （YYYY/MM/DD hh:mi:ss）
@user-state@ ユーザアカウントの状態 （“有効”, “無効”, “有効期限切れ”）
@user-expiration@ （2.1.0 以前） ユーザアカウントの有効期限 ((日付), “無期限”) 、（2.1.1 以降） ユーザアカウントの有効期限 （日付 / 0）
@admin@ アカウントを発行した管理者ユーザのフルネーム
@adminmail@ アカウントを発行した管理者のメールアドレス
@location_util@ クライアント更新モジュールフォルダの URL
@rooturl@ ロケーション名 (http://hostname/xxxx)
@brandname@ 製品名称 （“TeamFile”）
@groupconstraintsignore@ （２．１．０以降） グループ制約機能を無視できるかどうか（“グループ制約を無視”、“グループ制約を適用”）
@user-owner@ （２．１．１以降） グループ管理者機能が有効な場合、作成したオーナーの名前
@user-maxcreation@ （２．１．１以降） 作成及び管理可能な最大ユーザ数（グループリーダのみに有 効）
@user-controlother@ （２．１．１以降） Other ユーザを自身の管理下に置くことができるかどうか （“許可”、“非許可”）
@is-supportedgroupleader@ （２．１．１以降） グループ管理者機能がサポートされているかどうか（0/1）
@has-groupleader@ （２．１．１以降） この操作を行ったユーザがグループリーダかどうか（0/1）

ウイルス検出メール、 ウイルス検出失敗メール

置換パラメータ名 内容
@username@ アップロードユーザのフルネーム
@userid@ アップロードユーザのユーザ ID
@mailaddr@ アップロードユーザのメールアドレス
@regday@ アップロードされた日時 （YYYY/MM/DD hh:mi:ss）
@adminmail@ 管理者ユーザのメールアドレス。 このアドレスは、ディレクティブに記述された管理者のメールアドレスです
@filename@ ウイルス感染したファイル名
@filesize@ ウイルス感染したファイルのサイズ （バイト単位）
@filetype@ ウイルス感染したファイルの種類
@brandname@ 製品名称 （“TeamFile”）
@has-groupleader@ （２．１．１以降） この操作を行ったユーザがグループリーダかどうか（0/1）

初期パスワード変更のお願い 1

置換パラメータ名 内容
@firstlogin_probation@ 初回ログインパスワードが利用できなくなる最終日時 （YYYY/MM/DD hh:mi:ss）
@userid@ 対象ユーザのユーザ ID
@adminmail@ 管理者ユーザのメールアドレス
@rooturl@ ロケーション名 (http://hostname/xxxx)
@brandname@ 製品名称 （“TeamFile”）
@has-groupleader@ （２．１．１以降） この操作を行ったユーザがグループリーダかどうか（0/1）

初期パスワード変更のお願い 2

置換パラメータ名 内容
@userid@ 対象ユーザのユーザ ID
@adminmail@ 管理者ユーザのメールアドレス
@rooturl@ ロケーション名 (http://hostname/xxxx)
@brandname@ 製品名称 （“TeamFile”）
@has-groupleader@ （２．１．１以降） この操作を行ったユーザがグループリーダかどうか（0/1）

初期パスワードロック

置換パラメータ名 内容
@firstlogin_probation@ 初回ログインパスワードが「利用できなくなった」最終日時 （YYYY/MM/DD hh:mi:ss）
@userid@ 対象ユーザのユーザ ID
@adminmail@ 管理者ユーザのメールアドレス
@rooturl@ ロケーション名 (http://hostname/xxxx)
@brandname@ 製品名称 （“TeamFile”）
@has-groupleader@ （２．１．１以降） この操作を行ったユーザがグループリーダかどうか（0/1）

パスワード有効期限切れ

置換パラメータ名 内容
@password_period@ パスワードの期限が切れた日時 （YYYY/MM/DD hh:mi:ss）
@password_probation@ 変更までに猶予された期間の最終日時 （YYYY/MM/DD hh:mi:ss）
@userid@ 対象ユーザのユーザ ID
@adminmail@ 管理者ユーザのメールアドレス
@rooturl@ ロケーション名 (http://hostname/xxxx)
@brandname@ 製品名称 （“TeamFile”）
@has-groupleader@ （２．１．１以降） この操作を行ったユーザがグループリーダかどうか（0/1）

オーナ変更通知 （２．１．１以降）

置換パラメータ名 内容
@group-name@ オーナーが変更されたグループの名称
@is-appointedgroupleader@ グループリーダに「任命」（1）されたのか、「解任」（0）されたのか
@adminmail@ 管理者ユーザのメールアドレス
@rooturl@ ロケーション名 (http://hostname/xxxx)
@brandname@ 製品名称 （“TeamFile”）
@has-groupleader@ この操作を行ったユーザがグループリーダかどうか（0/1）

開封通知 （２．１．2 以降）

置換パラメータ名 内容
@filename@ 取得されたファイルのファイル名
@parent_folder@ 取得されたファイルの親フォルダパス名（$groupname/$folder）
@download_date@ ファイルが取得された日付 （YYYY/MM/DD hh:mi:ss）
@download_username@ ファイルをダウンロードしたユーザの名称 （ユーザ ID ではありません）
@rooturl@ ロケーション名 (http://hostname/xxxx)
@brandname@ 製品名称 （“TeamFile”）

（付録） 条件分岐式 （２．１．１以降）

メールテンプレート中で、簡単な制御文が記述できます。この機能は、2.1.1 以降で利用可能です。

書式

<ML_IF （置換パラメータ名）=“（比較する値）”>真の時に埋め込まれる文字列）<ML_ELSE>（偽の時 に埋め込まれる文字列）</ML_IF>
  • <ML_ELSE>は省略可能
  • <ML_IF>のネストはできません *「=」演算子とその右辺値も省略可能。省略された場合、「置換パラメータ」の値が「０」または空の時は <ML_ELSE>以降の文字列が、それ以外では<ML_IF>以降の文字列が代入されます
  • 置換パラメータ名「@xxx@」はダブルクォートで囲んではなりません *「比較する値」は常にダブルクォートで囲まなければなりません
  • <ML_IF>内の半角スペースは、ダブルクォートされた右辺値を除くと、1 個以上あっても良い。以下は 全て同じ式とみなします
  <ML_IF @xxx@="ABC">  
  <ML_IF @xxx@ = "ABC">
  <ML_IF @xxx@="ABC"> 
  <ML_IF @xxx@ ="ABC" >

役割

  • 置換パラメータの値によってメール本文に表示したい文字列が変化する場合、その変化をメールテンプレートの中で対応する目的で使用可能

パターン

<ML_IF @is_owner@>オーナーです。</ML_IF>

@is_owner@ が "0"以外の値を持てば表示されます。表示されない時には、<ML_IF> から </ML_IF> までがメールから消えます。

<ML_IF @is_owner@>オーナーです。<ML_ELSE>オーナーではありません。</ML_IF>

@is_owner@ が "0"以外の値を持てば、ML_IF の中身が、そうでなければ、ML_ELSE の中身が表示されます。

<ML_IF @admin@ = "root@teamfile.com">管理者のメールアドレスです。</ML_IF>

@admin@が持つ文字列と右辺値（root@teamfile.com）が完全一致すると表示されます。

<ML_IF @user-type@ = "groupleader">グループリーダです。<ML_ELSE>管理者です。</ML_IF>

＠user-type@が「groupleader」という値を持てば「グループリーダです。」と表示され、そうでなければ「管理者です。」と表示されます。

サンプルは、デフォルトのメールテンプレートを参照ください。